Le sujet du Dossier Électronique du Patient (DEP) est actuellement sur toutes les lèvres. Le Conseil Fédéral a d’ores et déjà annoncé une grande campagne pour informer les professionnels et professionnelles de santé et les patients et patientes. Vous souhaitez également vous y mettre? Alors il est grand temps de passer à l’action, et ça tombe bien on vous a préparé un petit guide.

Avant d’implémenter le Dossier Électronique du Patient (DEP), il est essentiel d’être bien préparé. Avec ces quelques étapes simples, faites une transition en douceur vers le DEP et préparez au mieux votre équipe médicale aux changements à venir. Voici quelques aspects importants à prendre en compte:

1. Comprendre le DEP: Familiarisez-vous avec les fonctionnalités et les avantages du DEP. Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez pleinement le concept du DEP et en quoi il facilite votre pratique.
2. S’informer et former: Tenez votre équipe médicale informée et assurez-vous que toutes les personnes concernées soient au courant de la future mise en place du DEP. Si nécessaire, organisez des formations, des ateliers ou des événements d’information pour vous assurer que tous les membres du personnel soient bien informés sur le DEP.
3. Analyser l’infrastructure et des systèmes informatiques existants: Vérifiez votre infrastructure informatique et vos systèmes actuels pour vous assurer de leur compatibilité avec le DEP. Si nécessaire, effectuez des ajustements ou mettez en place de nouvelles technologies pour implémenter le DEP de façon fluide.
4. Protéger les données: Bien que le DEP offre, part défaut, une sécurité optimale, assurez-vous de prendre les mesures nécessaires pour protéger les données des patientes et des patients. Révisez vos politiques de confidentialité et mettez en place des mesures de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données.

Le dossier électronique du patient offre différentes options de connexion. Selon les exigences et les ressources de votre cabinet médical, vous avez le choix entre deux options pour implémenter le DEP:

a) Connectez-vous au portail web: simple et rapide

Si vous avez peu de ressources IT, cette solution est faite pour vous! Vous pouvez utiliser le DEP via le portail web des “communauté du DEP”. Dans ce cas, vous importez manuellement les documents dans le DEP. Cette option de connexion est particulièrement adaptée aux cabinets médicaux ayant un faible volume de documents. Elle ne nécessite pas d’intégration technique et permet une mise en place rapide!

b) Intégrez le DEP à votre logiciel: fluide et efficace

Une intégration plus poussée permet une connexion directe entre votre système d’information médical et le DEP. Les données des patientes et des patients peuvent ainsi être enregistrées et récupérées automatiquement, sans avoir à passer d’un système à un autre. Une collaboration étroite avec votre partenaire informatique est essentielle pour mettre en place cette solution.

Maintenant que vous avez implémenté DEP vous êtes prête ou prêt à l’utiliser! Pour tirer pleinement parti du DEP voici quelques aspects importants à prendre en compte:

1. Formation et perfectionnement: Assurez-vous que votre équipe médicale est suffisamment formée pour utiliser efficacement le DEP et respecte les réglementations en matière de protection des données.
2. Documentation et gestion des données: Utilisez le DEP pour une documentation et une gestion efficace des données des patientes et des patients.
3. Collaboration au sein de l’équipe de soins: Utilisez les fonctionnalités du DEP pour échanger des résultats d’examens, des analyses de laboratoire et d’autres informations avec vos collègues. Cela permet d’améliorer la qualité des soins et gagner du temps en évitant de faire passer plusieurs fois les mêmes examens à vos patientes ou patients, par exemple.
4. Information et implication des patients: Pour pouvoir utiliser le DEP, il faut évidemment que votre patientèle vous donne les accès. Informez vos patients sur le DEP et donnez-leur la possibilité de vous accorder un droit d’accès à leur DEP. Cela vous permettra d’assurer des soins sur mesure et centrés sur le patient.

Pour assurer le bon fonctionnement de votre cabinet et garantir la sécurité des données, vous avez également besoin d’une gestion réfléchie des données des patientes et des patients. Voici 3 règles pour vous aider:

• Structuration des données : Créez une structure claire de vos données pour garantir un accès rapide. Utilisez des dossiers ou des tags pour catégoriser différentes informations.
• Création de documents : Enregistrez des informations pertinentes sous forme de rapports médicaux, de résultats de laboratoire ou de courriers médicaux pour garantir un historique complet du patient.
• Mise à jour régulière : Vérifiez régulièrement vos données et complétez-les si nécessaire. Des données à jour soutiennent des soins optimaux et une prise de décision éclairée.

En organisant vos données de manière structurée, en créant des documents pertinents et en mettant régulièrement à jour les données dans le DEP, vous créez une base solide pour une utilisation efficace du système. Optimisez la gestion de vos données pour améliorer les soins prodigués à vos patientes et patients.

Pour implémenter avec succès votre cabinet médical au dossier électronique du patient (DEP), il est important de comprendre les exigences légales et les obligations. Vous vous êtes certainement demandé si la mise en œuvre obligatoire pour vous et votre cabinet. Depuis le 1er janvier 2022, les nouveaux cabinets médicaux sont tenus d’utiliser le DEP selon une révision de la LAMal (Loi sur l’Assurance Maladie). Cette mesure vise à promouvoir une gestion des données cohérente et interconnectée dans le domaine de la santé. Pour savoir si vous êtes concernés vous pouvez cliquer ici.

Nous vous proposons de vous renseigner sur les exigences pour vous assurer de respecter les obligations légales. Les questions juridiques ne doivent pas être un obstacle bien qu’elles demandent un certain temps. C’est pourquoi nous vous conseillons de planifier pour être préparé en temps voulu. Par exemple, il se peut que vous deviez soumettre une demande d’autorisation pour exercer une activité relevant de l’assurance-maladie obligatoire (AMO).

Combien coûte le DEP? Si vous vous posez la question, rassurez-vous, l’ouverture et la gestion du DEP sont généralement gratuites! Le montant exact des frais peut, cependant, varier en fonction de la communauté DEP et de la taille de votre cabinet médical. Selon votre canton et l’association professionnelle, vous pouvez également bénéficier d’un soutien financier. N’hésitez donc pas à demander un devis au fournisseur DEP. Cela vous aidera à mieux estimer les dépenses et à planifier votre budget en conséquence.

Les coûts sont évidemment un facteur important, mais il ne faut pas oublier les avantages à long terme du DEP (notamment financiers!). Si vous décidez d’implémenter le DEP, vous pouvez améliorer la gestion de vos données, faciliter l’échange d’informations et accroître l’efficacité de votre cabinet médical. Ces aspects peuvent avoir un impact positif sur votre travail, vos frais et sur les soins prodigués à vos patientes et patients!

Nous espérons que ces conseils sur le DEP peuvent vous aider. Si vous voulez en apprendre plus nous avons également d’autres articles pour vous notamment sur la sécurité des données du DEP.